Hồ Sơ Quản Lý Công Tác Pccc Và Cnch

Nhằm tăng cường kiến thức pháp luật về Phòng cháy chữa cháy (PCCC) cũng như thực hành trong công tác PCCC và CNCH, góp phần thực hiện có hiệu quả Luật PCCC, bảo vệ tài sản của đơn vị và tính mạng con người, đồng thời cung cấp những kiến thức cơ bản về PCCC và CNCH, những kỹ năng cần thiết tự bảo vệ và xử lý sự cố khi có sự cố cháy, nổ xảy ra. Ngày 14/4/2023, Công ty TNHH USFEED, khu A, khu công nghiệp Sa Đéc, phường An Hòa, thành phố Sa Đéc, tỉnh Đồng Tháp, tổ chức buổi diễn tập phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2023. Dự buổi diễn tập có đại diện Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH Công an tỉnh.

Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Phân loại và sắp xếp hồ sơ là bước quan trọng nhất và cần thiết nhất. Việc phân loại và sắp xếp sẽ tuỳ theo tính chất hay sở thích của từng người quản lý miễn là nó khoa học và dễ dàng tìm kiếm được.

Lập danh mục các hồ sơ nhân sự

Việc lập danh mục các hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng tra cứu thông tin. Danh mục hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau:

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:

Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Tuỳ theo hợp đồng của nhân sự và từng yêu cầu khác biệt của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu từng loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự sẽ tối thiểu cần phải có các giấy tờ thông tin về cá nhân cơ bản bao gồm: Đơn xin làm việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6.

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM

Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:

Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công

Đây là cách làm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ bởi dễ thực hiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này đó là tương đối tốn thời gian và công sức để quản lý, gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin; đồng thời dễ bị thất lạc, hư hỏng.

Tủ hồ sơ nhân sự nhiều ngăn được rất nhiều các doanh nghiệp lớn, đông nhân sự sử dụng. Dạng tủ này vừa có thể làm trang trí văn phòng, vừa gọn gàng và tiết kiệm không gian.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loai giấy tờ với các kích thước khác nhau.

Với loại tủ này, các doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng tiêu chí như phòng ban, chức vụ, thời gian làm việc, v.v. và lưu trữ trong các ngăn tủ riêng biệt.

Để có thể phân biệt từng ngăn tủ, người ta thường dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện trong việc tìm kiếm, tránh mất nhiều thời gian.

Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên.

Hồ sơ 2 ngăn thường chỉ dùng trong trường hợp cần lưu trữ ít giấy tờ. Loại tủ lưu trữ này có không gian nhỏ, giá thành cũng khá mềm so với các loại tủ đựng hồ sơ khác.

Đây là cách làm tương đối truyền thống, phù hợp với việc lưu trữ hồ sơ ít sử dụng hoặc cần di chuyển thường xuyên. Thùng đựng hồ sơ kín, có thể bảo quản tài liệu tốt, tránh hư hỏng mối mọt, tuy nhiên có nhược điểm là tương đối nặng, và không thuận tiện trong trường hợp tìm kiếm hồ sơ.

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Bước 3: Xác định nhu cầu truy cập

Với từng loại hồ sơ nhân sự cần thực hiện việc lưu trữ, bạn cần xác định được chính xác những điều cơ bản sau:

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Để có thể lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác thì bạn cần thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Bizfly dưới đây:

Thông thường hồ sơ nhân sự sẽ được phân loại thành các nhóm chính sau:

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp​

Các giải pháp sắp xếp hồ sơ nhân sự hữu dụng mà bạn có thể áp dụng được đó là:

Hồ sơ phải được lưu trữ trong một vị trí nhất định để nhanh chóng và thuận tiện trong việc tìm kiếm cũng như truy cập. Cách tốt nhất để đạt được điều này là bạn nên làm bản liệt kê hệ thống sơ đồ của đơn vị một cách có hệ thống. Một lưu ý quan trọng khác khi lưu trữ hồ sơ là người quản lý phải tiến hành kiểm tra thường xuyên để kịp thời bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ sao cho chính xác và nhanh chóng nhất.

Bước 2: Xác định mục đích quản lý

Theo thời gian, một số tài liệu sẽ không cần sử dụng hoặc không còn hiệu lực để sử dụng. Vì vậy, bạn cần xác định được ngày hết hạn đồng thời tiến hành chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bớt các tài liệu dư thừa khi quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, vấn đề pháp lý cũng cần được chú ý bởi có nhiều loại hồ sơ nhất định mà các doanh nghiệp không có quyền hạn sở hữu lâu dài.

Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự

Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng

Tủ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hồ sơ nhân sự an toàn và khoa học. Doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố khi lựa chọn tủ hồ sơ như:

Phân loại hồ sơ là bước quan trọng giúp sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, logic, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo các tiêu chí sau:

Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức

Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức bao gồm các loại giấy tờ sau:

Phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

Bạn có thể tham khảo qua một số nền tảng hay phương pháp hữu dụng cho việc quản lý hồ sơ nhân sự sau đây:

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.

Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mật

Thiết lập mức độ bảo mật là một vấn đề cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng yêu cầu hay mức độ bảo mật khác nhau. Điều bạn cần lưu ý nhất là những thông tin về khuyết tật hay y tế bởi đó là những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ.

Có thể bạn quan tâm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo