Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Bao Gồm

Hai bên sau khi đã thỏa thuận xong thì hợp đồng có thể dựa theo form đơn vị xuất khẩu hoặc người mua hàng. Không có tiêu chuẩn cụ thể mẫu chung nào cho hợp đồng XNK vì yêu cầu của hợp đồng chỉ cần tối thiểu là hai bên hiểu được quyền và lợi ích của mình trong đó. Đến lúc phát sinh tranh chấp thì dựa theo bản hợp đồng giải quyết.

Bước 2: Cài Đặt Phần Mềm Khai Báo Hải Quan VNACCS

Nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm khai báo hải quan VNACCS, đây là lúc cần cài đặt để chuẩn bị cho quá trình khai báo. VNACCS (Vietnam Automated Cargo And Port Consolidated System) là hệ thống khai báo hải quan điện tử bắt buộc được áp dụng tại Việt Nam.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức giống như một hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán. Bởi đây không phải là giấy tờ đòi tiền.

Tín dụng thư (L/C): Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại chứng từ này là cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do người bảo hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được nhận bảo hiểm.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau.

III. Một số sai sót thường gặp khi làm bộ chứng từ

Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức chuyên sâu về nhiều lĩnh vực. Những sai sót khi làm bộ chứng từ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp và nhân viên chứng từ có thể bị phạt $ rất nhiều

Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ có những chức năng, vai trò nhất định. Tuy nhiên nhìn chung bộ chứng từ xuất nhập khẩu có chức năng chính là giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng được minh bạch hơn và từ đó hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại trong trường hợp giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phát sinh những mâu thuẫn.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là tài liệu liệt kê chi tiết cách thức hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng loại hàng hóa. Nó được phát hành bởi người bán và được sử dụng để đối chiếu với hóa đơn thương mại và vận đơn trong quá trình kiểm tra hải quan và vận chuyển hàng hóa.

Xem thêm thông tin chi tiết về Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa

Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt

Khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế cho thấy rất nhiều công ty gặp phải vấn đề vì lỗi này. Việc khai không chính xác hoặc không rõ ràng về tên hàng có thể gây ra nhiều rắc rối trong quá trình thông quan, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Ví dụ: Một sản phẩm như “optical transceiver module” – nếu bạn khai là “module thu phát”, hải quan có thể hiểu nhầm đây là thiết bị phát sóng vô tuyến, dẫn đến việc yêu cầu xin thêm giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Mã HS (Harmonized System Code) là công cụ quan trọng trong việc phân loại hàng hóa và áp thuế suất xuất nhập khẩu. Sai mã HS có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị áp thuế sai hoặc gặp các vấn đề pháp lý.

Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép

Việc mở tờ khai khi chưa có giấy phép xuất nhập khẩu hoặc giấy đăng ký kiểm tra chất lượng có thể dẫn đến phạt hành chính từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính như sau:

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Trên đây là lời giải đáp một số thắc mắc về bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc. Simba hy vọng rằng qua những chia sẻ về bộ chứng từ ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích để từ đó giúp cho hoạt động xuất/nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn!

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và tùy thuộc vào mặt hàng nhập khẩu, các quy định hiện nay mà bộ chứng từ giữa các lô hàng cũng có sự khác biệt. Dưới đây là giải đáp thắc mắc về bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm có những gì mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc:

Điền sai hoặc thiếu thông tin

Các lỗi điền thiếu hoặc sai thông tin, lỗi chính tả, hoặc chọn sai mã loại hình tờ khai, mã phương thức vận chuyển là những lỗi phổ biến và có thể dẫn đến việc không thể sửa tờ khai.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

Bước 3: Đăng Ký Kiểm Tra Chuyên Ngành (Nếu Có)

Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành (ví dụ như hàng hóa về y tế, thực phẩm, thiết bị điện tử), doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước đăng ký kiểm tra này. Việc kiểm tra chuyên ngành đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu.

Khai không đúng đơn vị tiền tệ

Dù phần lớn các giao dịch quốc tế sử dụng USD, nhưng đôi khi giá trị hàng hóa có thể được tính bằng các đơn vị tiền tệ khác như GBP, EUR, hoặc DKK. Việc quên chuyển đổi đơn vị tiền tệ có thể dẫn đến sự sai lệch trong tờ khai hải quan.

Sai sót về khai báo nước xuất xứ không chỉ ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu mà còn có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra thêm.

Trong một số trường hợp, việc sử dụng tên hóa đơn “Commercial Invoice” (hóa đơn thương mại) khi mở tờ khai loại hình không thanh toán H11 hoặc H21 có thể gây rắc rối.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Chứng thư kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch của quốc gia xuất khẩu cấp, xác nhận rằng lô hàng, thường là hàng nông sản hoặc thực phẩm, đã được kiểm dịch và không mang theo bất kỳ dịch bệnh, sâu bệnh hoặc nguy cơ gây hại nào.

Ngoài những chứng từ nêu trên thì khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bạn cũng có thể cần phải chuẩn bị bao gồm: